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{"sheet":"Instructivo Diligenciamiento","index":0,"n_rows":17,"n_cols":2,"rows_kept":17,"hidden":true,"merged":[[1,0,1,1]]}
[]
["Tabla de Retención Documental "]
[]
["Seccion del documento","Encabezado "]
["Campo","Descripción"]
["Corporación: ","Se debe registrar la Corporación que es cabeza de la jurisdicción a la cual pertenece la oficina productora de la documentación registrada en al TRD."]
["Unidad Administrativa:","Debe escribirse el nombre de la oficina superior de la dependencia productora, de tal forma que se visualice fácilmente el orden jerárquico y se denote el origen de la producción documental."]
["Oficina Productora:","Debe colocarse el nombre del área que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones."]
[]
["Seccion del documento","Cuerpo de la Tabla "]
["Campo","Descripción"]
["Código:","Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la Rama Judicial. (Unidad administrativa. dependencia productora – serie. Subserie documental)"]
["Series subseries y tipos documentales:","Debe consignarse la serie, subserie documental y la tipología documental que la conforma.\nConsideraciones de Forma: \n• Las series documentales se registran en mayúscula sostenida y negrita, precedida por un \"■\".\n• Las subseries documentales se registran con mayúscula inicial y negrita , precedida por \"□\".\n• Los tipos documentales se registran con mayúscula inicial y sin negrita, precedida por \"a\"."]
["Soporte: ","Se debe indicar con la letra inicial en cada campo, F si el soporte es papel o E si el soporte es electrónico, el tipo documental puede presentar los dos tipos de soporte en un solo registro. "]
["Retención en años:","Plazo en términos de años en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión y en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas. El tiempo de retención documental inicial al año siguiente en el que se cierra el expediente.\nArchivo de Gestión: Es aquel donde se reúne la documentación que se encuentra activa, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.\nArchivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la Rama Judicial, una vez ha finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general."]
["Disposición final:","Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, es el resultado de la valoración con miras a determinar si se conserva la serie de manera permanente, se elimina, selecciona por muestreo o se conserva en imágenes con digitalización.\nConservación total - CT:  Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Rama Judicial, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la entidad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.\nEliminación - E: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.\nSelección - S: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial en porcentajes durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.\nMedio Tecnológico - MT: Técnica que permite escanear los documentos, para facilitar la consulta o como medio de recuperación, según apruebe el Comité Nacional de Archivos."]
["Procedimiento:","En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, digitalización, conservación total y eliminación."]

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[{"$nulls":5},"Consejo Superior de la Judicatura\nCentro de Documentación Judicial\n-CENDOJ-",{"$nulls":10},"SIGCMA"]
[]
[]
["TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL"]
["Consejo Superior de la Judicatura "]
[]
["UNIDAD ADMINISTRATIVA:",null,null,"Unidad de Presupuesto",{"$nulls":7},"FECHA ACTUALIZACIÓN: ",{"$nulls":4},2023]
["OFICINA PRODUCTORA:  ",null,null,"División de Tesorería ",{"$nulls":9},"REVISIÓN:",null,null,3]
[]
["CÓDIGO",null,null,"SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES",{"$nulls":4},"SOPORTE*",null,"RETENCIÓN EN AÑOS",null,"DISPOSICIÓN FINAL",{"$nulls":3},"PROCEDIMIENTO"]
["DEP","SERIE","SUBSERIE",{"$nulls":5},"F","E","AG","AC","CT","E","MT","S"]
["01.65.25.05","95",null,"■","CERTIFICACIONES "]
["01.65.25.05","95","15","□","Certificaciones de Ingresos y Retenciones ",{"$nulls":5},2,3,null,"E",null,null,"Los certificaciones de Ingresos y Retenciones que expide esta División, son dirigidos a: proveedores, contratistas y beneficiarios de sentencias. \nUna vez cumplido el tiempo de retención documental en cada fase de archivo, la subserie se elimina en razón a que la información se encuentra consolidada en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Dichos documentos no desarrollan valores secundarios para la historia o la cultura."]
[{"$nulls":3},"a","Solicitud de certificado ",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Certificado de retención ",{"$nulls":4},"X"]
["01.65.25.05","110",null,"■","COMPROBANTES CONTABLES"]
["01.65.25.05","110","20","□","Ordenes de Pago",{"$nulls":5},2,18,null,"E",null,null,"La información contable de la Rama Judicial se administra y almacena en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación (Minhacienda), el cual consolida la información financiera de las entidades que conforman el presupuesto general de la Nación (Decretos 2674 de 2012 y 1068 de 2015). Sin embargo, durante el desarrollo de los procesos contables se producen registros documentados de información, los cuales serán conservados de acuerdo a los criterios establecidos en esta TRD.\nUna vez cumplido el tiempo de retención documental en cada fase de archivo, la subserie se elimina en razón a que la información se registra en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación y los estados Financieros, estos documentos no desarrollan valores secundarios para la historia o la cultura."]
[{"$nulls":3},"a","Orden de pago",{"$nulls":3},"X","X"]
[{"$nulls":3},"a","Registro de obligación presupuestal",{"$nulls":3},"X","X"]
[{"$nulls":3},"a","Certificación de cumplimiento",{"$nulls":3},"X","X"]
[{"$nulls":3},"a","Registro de entrada de almacén",{"$nulls":3},"X","X"]
[{"$nulls":3},"a","Factura",{"$nulls":3},"X","X"]
[{"$nulls":3},"a","Pago de aportes al sistema de seguridad social",{"$nulls":3},"X","X"]
[{"$nulls":3},"a","Certificado revisor fiscal",{"$nulls":3},"X","X"]
[{"$nulls":3},"a","Copia de resolución de reconocimiento",{"$nulls":3},"X","X"]
[{"$nulls":3},"a","Solicitud de devolución",{"$nulls":3},"X","X"]
[{"$nulls":3},"a","Acto administrativo de devolución",{"$nulls":3},"X","X"]
["01.65.25.05","145",null,"■","CONCILIACIONES BANCARIAS ",{"$nulls":5},2,8,null,"E",null,null,"Los registros documentados de información que se produzcan durante el desarrollo del proceso de Conciliaciones Bancarias, serán conservados de acuerdo a los criterios establecidos en esta TRD, por ello, una vez cumplido el tiempo de retención documental en cada fase de archivo, la serie se elimina en razón a que la información se registra y administra en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación y dichos documentos no desarrollan valores secundarios para la historia o la cultura."]
["01.65.25.05",null,null,"a","Conciliación bancaria",{"$nulls":3},"X"]
["01.65.25.05","215",null,"■","DECLARACIONES TRIBUTARIAS",{"$nulls":11},"Los registros documentados de información que se produzcan durante la presentación de las declaraciones tributarias nacionales y distritales, serán conservados de acuerdo a los criterios establecidos en esta TRD, por ello, una vez cumplido el tiempo de retención documental en cada fase de archivo, la serie se elimina en razón a que la información se registra y administra en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, Muisca de la DIAN y en el programa dispuesto por la Secretaría de Hacienda del Distrito. Dichos documentos no desarrollan valores secundarios para la historia o la cultura."]
["01.65.25.05","215","05","□","Declaraciones Tributarias Distritales, Departamentales o Municipales",{"$nulls":5},2,8,null,"E"]
[{"$nulls":3},"a","Recibo oficial de pago de impuestos",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Formulario de autoliquidación electrónica ",{"$nulls":4},"X"]
["01.65.25.05","215","10","□","Declaraciones Tributarias Nacionales",{"$nulls":5},2,8,null,"E"]
[{"$nulls":3},"a","Recibo oficial de pago de impuestos nacionales",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Formulario de autoliquidación electrónica ",{"$nulls":4},"X"]
["01.65.25.05","230",null,"■","DERECHOS DE PETICIÓN",{"$nulls":5},2,3,null,"E",null,null,"La información en soporte electrónico se administra en el Sistema de Gestión de Comunicaciones Oficiales SIGOBIUS. Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina la serie en razón a que no posee valores secundarios."]
[{"$nulls":3},"a","Derecho de petición",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Respuesta a derecho de petición",{"$nulls":4},"X"]
["01.65.25.05","240",null,"■","EMBARGOS",{"$nulls":5},5,5,null,"E",null,null,"Eliminar  el físico una vez cumplido el tiempo de retención documental, no posee valores secundarios. "]
[{"$nulls":3},"a","Solicitud de embargo ",{"$nulls":3},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Orden de embargo",{"$nulls":3},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Oficio remisorio al área competente",{"$nulls":3},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Respuesta del área competente",{"$nulls":3},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Planillas para pago",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Comunicación al juzgado",{"$nulls":3},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Registro de embargo",{"$nulls":3},"X"]
["01.65.25.05","310",null,"■","INFORMES "]
["01.65.25.05","310","105","□","Informes de Tesorería ",{"$nulls":5},2,8,null,"E",null,null,"Una vez cumplido el tiempo de retención documental en cada fase de archivo, la subserie se elimina en razón a que la información se registra y administra en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación y dichos documentos no desarrollan valores secundarios para la historia o la cultura."]
[{"$nulls":3},"a","Informe mensual de pagos ",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Informe mensual de documentos soportes de pago digitalizados ",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Informe mensual de reintegro por consumo de celulares ",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Informe mensual de ejecución del Programa Anual Mensualizado de caja - PAC ",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Informe mensual de contribución contrato de obra pública",{"$nulls":4},"X"]
[{"$nulls":3},"a","Cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de cada vigencia ",{"$nulls":4},"X"]
["01.65.25.05","925",null,"■","SOLICITUDES"]
["01.65.25.05","925","04","□","Solicitudes de Anticipo de Giro ",{"$nulls":5},2,3,null,"E",null,null,"Una vez cumplido el tiempo de retención documental en cada fase de archivo, la subserie se elimina en razón a que la información se registra en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación y dichos documentos no desarrollan valores secundarios para la historia o la cultura."]
[{"$nulls":3},"a","Formato de Anticipo de Ordenes de Pago",{"$nulls":4},"X"]
[]
["CONVENCIONES  "]
[]
["Código: ","DEP:  Código dependencia",{"$nulls":8},"Retención en Años:",null,"AG: Archivo de Gestión   AC: Archivo Central"]
["Series:","■Serie documental □Subserie Documental aTipo Documental",{"$nulls":8},"Disposición Final:",null,"CT:Conservación Total  E:Eliminación  MT:Medio Tecnológico  S:Selección"]
["Soporte: ","F:Documento Físico    E:Documento electrónico "]
["*NOTA: Los tipos documentales cuyo soporte se haya señalado como físico (F) y electrónico (E) a la vez, podrán producirse en cualquiera de los soportes indicados, sin embargo, para efectos de conservación y consulta se debe mantener solo el soporte original en el que haya sido producido o recibido el documento."]
[]
[]
["CÓDIGO",{"$nulls":3},"ELABORÓ","REVISÓ",{"$nulls":3},"APROBÓ"]
["F-AGD-06",{"$nulls":3},"Líder del Proceso","SIGCMA-CENDOJ",{"$nulls":3},"Comité de Líderes del SIGCMA"]
["VERSIÓN",{"$nulls":3},"FECHA","FECHA",{"$nulls":3},"FECHA"]

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[]
["Control de Versiones "]
["Número de Revisión","Fecha","Sección ","Cambios Realizados"]
[1,"2019-06-19","Todo el documento  ","Creación de la TRD "]
[2,"Jul de 2021","Todo el documento  ","1. Actualización TRD según Acuerdo PCSJA20-11603 del 27/07/2020.\n2. Se actualizó el procedimiento de la serie Certificaciones de Ingresos y Retenciones.\n3. Se retiró la serie Comprobantes de Ingreso \n4. Se actualizó la tipología documental y el procedimiento de la subserie Ordenes de Pago\n5. Se actualizó el procedimiento de la serie Conciliaciones Bancarias.\n6. Se incluyó la serie Derechos de Petición\n7. Se actualizó la tipologia documental de la serie Informes de Tesorería."]
[3,"2023-08-31","Subserie: 925.04 Solicitudes de Anticipo de Giro","Se incluyó la Subserie Solicitudes de Anticipo de Giro."]